Почему клуб не замечает долги клиентов

Деньги вроде есть. Но почему их всё равно не хватает?

В конце месяца руководитель открывает банковскую выписку.

Выручка есть.

Тренировки идут.

Группы заполнены.

Но ощущение такое, будто денег должно быть больше.

Начинают искать лишние расходы, пересматривать рекламу или думать о повышении цен.

Хотя причина может оказаться гораздо проще.

Часть клиентов уже занимается, но ещё не оплатила занятия полностью.

И клуб этого вовремя не замечает.

Как появляются долги

В клубах единоборств редко всё происходит по строгому сценарию.

Один родитель обещал оплатить вечером.

Другой переведёт деньги после зарплаты.

Кому-то разрешили начать тренироваться до оплаты.

Постоянному клиенту сделали небольшую отсрочку.

Каждая такая ситуация кажется мелочью.

Но через месяц оказывается, что подобных клиентов уже десять или пятнадцать.

Каждый должен небольшую сумму.

Вместе получается весьма ощутимая задолженность.

Самая распространённая ошибка

Многие клубы контролируют только поступившие деньги.

Но почти не контролируют тех, кто ещё не заплатил.

Получается парадокс.

Руководитель знает сегодняшнюю выручку.

Но не знает, сколько денег уже должно было поступить.

А значит, невозможно оценить реальную финансовую картину клуба.

Как организовать контроль

Начните с простого правила.

Каждый клиент должен иметь понятный статус оплаты.

Например:

• оплачено полностью;

• оплачено частично;

• есть задолженность;

• ожидается оплата.

Дальше определите ответственного.

Не тренер.

Не руководитель.

Именно администратор должен ежедневно проверять список клиентов с долгами.

Если долг появился сегодня, связаться с родителем гораздо проще, чем через три недели.

За это время человек уже забудет договорённость, а администратору будет неловко напоминать.

Что можно внедрить уже сегодня

Выберите один день недели.

Например, каждый понедельник.

В этот день администратор открывает список задолженностей и проходит его полностью.

По каждому клиенту должно быть только три варианта:

• оплатил;

• назначена дата оплаты;

• принято решение временно сохранить долг.

Если напротив фамилии нет понятного ответа, значит процесс не работает.

Где помогает FightCRM

В FightCRM руководитель и администратор могут сразу видеть список клиентов с задолженностью, фильтровать их по филиалу, группе или тренеру и понимать не только размер выручки, но и сумму ожидаемых поступлений.

Это позволяет не искать информацию в таблицах и переписках, а принимать решения на основе актуальных данных.

Вывод

Самая опасная задолженность — не большая.

Самая опасная — та, о которой никто не знает.

Если сегодня открыть список клиентов и выяснится, что несколько человек уже месяц занимаются без оплаты, проблема не в людях.

Проблема в отсутствии системы контроля.

Чем раньше клуб начинает видеть долги так же хорошо, как видит поступления денег, тем стабильнее становится его финансовый результат.